2023-05-04 16:06:46 欽州華圖 www.9hi.org/ 文章來源:華圖教育
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通知是一種將相關事件或文件傳達給特定的讀者,使讀者能夠知曉或實施的文書。適用于發布、傳達需要下級機關執行,相關單位已知或要實施的事務,有時也被應用于批轉或轉發上級部門的公文。在我們的工作生活中,通知是最常用的一種公文,也是最易于被人理解和運用的一種形式。通知的用途非常廣泛,例如傳遞上級的指示,安排相關工作,發布規章制度等等。通知相關事宜,傳達上級指示,批閱或轉遞相關資料;任命和撤職,都是要發公告的。
通知的寫作要點
通知一般由標題、主送機關、正文三部分組成。
1.標題
通知的標題一般由發文機關、主要內容和文種組成,如《XXX公司關于開展安全大檢查的通知》。有時也可以省略發文機關,由主要內容和文種組成標題,如《關于春節放假的通知》。還可以省略發文機關和事由,只有文種,直接寫“通知”二字。
2.主送機關
通知的發文對象比較廣泛,主送機關較多,要注意主送機關得完整,其排序也要準確。對于正式的通知,其主送機關的排列順序一般都會固定下來,這樣可以避免出現失誤。
3.正文
通知的正文,一般由通知緣由、通知事項和執行要求組成。
通知的理由,要對發出通知的背景、目的和理由進行簡要而扼要地說明。在下達指示或安排工作的時候,必須說明原因,說明事情發生的背景,根據,目的及意義。在對文檔進行批轉或轉送的時候,既可以在第一句中表達通知理由,也可以用被轉送的對象或轉送的決議來表示。
通知的內容,屬于通知的主體內容,它也是接收單位實施的最重要的基礎,它要求將所發出的指示、所安排的工作、所提出的方法、所采取的措施和步驟等有條理地表述出來。在寫作時,要明確而具體地描述自己應該知道的和要做的事情,也就是工作的任務和需求。當文件的數量很多,而且很復雜的時候,就必須把文件的每一條都列出來,這樣就可以采取把文件的每一個部分都列出來的方式來說明。要使文章條理清楚,結構清晰,便于領會,便于實施。
履行規定,在通告中是可選的。對于發出指示和安排工作的通告,應在末尾說明相關的落實情況。若不需要,此節可略去。
三、通知的寫作技巧
不管寫哪種類型的通知,都應該掌握一些基本的寫作技巧。
第一,要搞清楚通知的內容,要搞清楚通知的目的。提前知道有哪些特別的事情要做。是安排工作,安排工作。或者是任命,或者是傳達上級的命令。通知的對象不同,通知的內容也有差異。不光是要了解這份通知是怎么回事,也要了解這份通知要發給哪些人,有哪些條件。
第二,注重語言表達,做到條理清晰。通知的語言較為標準,一般以解釋性文字為主要內容,根據事情的發展規律和本質特征進行描述,具有明確、準確、清晰、有邏輯等特征。通知的內容通常是按照規定進行歸類,表述清楚,條理清楚,便于有效地執行。避免不分段落,條目不清晰,表述混亂。
第三,注重準確規范,避免產生歧義。通知是一種官方文件,它具有非常嚴格的標準和規范,在它的表述過程中,一定要用規范的語言來表述,以免因為用字不當而引起誤會。
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